Tietosuojaseloste

Keitä olemme

CoHumans Oy

Y-tunnus: 3089559-7

Osoite: Toinen linja 14J, 00320 Helsinki

Yhteyshenkilö: Toimitusjohtaja Anna Seppänen + 358 40 748 0005

Verkkosivustomme osoite on: https://cohumans.fi/

Mitä henkilötietoa keräämme ja miksi

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja

internetsivustollamme sivuston toimivuuden varmistamiseksi
sähköisen uutiskirjeen lähettämistä varten (nimi ja sähköpostiosoite) – erillisen suostumuksen perusteella
CoHumansin tuottamien materiaalien lataamisen yhteydessä – erillisen suostumuksen perusteella
tutkimushankkeissa tutkimuksesta tiedottamista ja käytännön järjestelyjä varten – erillisen suostumuksen perusteella
yrityksen järjestämien tapahtumien ilmoittautumisen yhteydessä tapahtumasta tiedottamista ja käytännön järjestelyjä varten – erillisen suostumuksen perusteella
asiakasprojekteissamme tapahtuvassa tiedonkeruussa – erillisen suostumuksen perusteella
suoramarkkinoinnissa henkilön asemavaltuuden nojalla eli kun markkinoitavalla tuotteella on liityntä henkilön vastuualueeseen tai työtehtävään

Alla olemme eritelleet kuhunkiin tarkoitukseen liittyvät tiedot omiksi osioikseen.

Cohumans.fi -sivusto

Kommentit

Kun sivuston käyttäjät jättävät kommentteja sivustolle, keräämme kommenttilomakkeessa olevat tiedot, sekä käyttäjän IP-osoitteen ja selaimen versiotiedot roskaviestien tunnistamisen helpottamiseksi.

Kun vierailijat jättävät kommentin tälle sivustolle keräämme tiedon, joka on näkyvissä kommentointikentissä, IP-osoitteen sekä selaimen versioon liittyvät tiedot. Sähköpostiosoitteesta luotu anonymisoitu hajautustieto (hash) voidaan lähettää Gravatar-palveluun, jotta tiedetään onko kommentoija palvelun käyttäjä. Gravatar-palvelun tietosuojaseloste löytyy osoitteesta https://automattic.com/privacy/.

Yhteydenottolomakkeet

Kun sivuston lähettävät sivuston yhteydenottolomakkeen kautta meille viestin, viestit ohjautuvat toimitusjohtaja Anna Seppäsen sähköpostiin (Office 365 -palvelu). Tallentuvat tiedot ovat yhteydenottajan nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Säilytämme yhteydenottolomakkeen kautta tulleita tietoja kahden vuoden ajan, jonka jälkeen ne poistetaan.

Evästeet

Jos jätät kommentin sivustolle, voit valita nimen, sähköpostiosoitteen ja url-osoitteen tallennuksen evästeeseen. Tämä toiminto lisää käyttömukavuutta, koska lomaketta ei tarvitse täyttää jokaisella kerralla uudelleen kommenttia lisätessä. Evästetieto poistetaan selaimesta vuoden kuluttua.

Mikäli sinulla on tili ja kirjaudut sivustolle, asetamme väliaikaisen evästeen, joka päättelee tukeeko selaimesi evästeitä vai ei. Tämä eväste ei sisällä henkilötietoa ja se poistetaan kun selainikkuna suljetaan.

Kun kirjaudut sisään asetamme useita evästeitä, jotka tallentavat kirjautumis- sekä näyttöasetuksesi. Kirjautumisevästeet poistetaan kahden vuorokauden kuluessa, näyttöasetuksiin liittyvät evästeet poistuvat vuoden päästä. Mikäli valitset “Muista minut” kirjautumisen yhteydessä, kirjautumistietojasi säilytetään kahden viikon ajan. Mikäli kirjaudut ulos, kirjautumiseen liittyvät evästeet poistetaan samassa yhteydessä.

Mikäli julkaiset artikkelin tai muokkaat olemassa olevaa tallennamme selaimeen evästeen, joka sisältää muokattavan artikkelin ID:n. Eväste vanhenee yhdessä vuorokaudessa.

Muilta sivustoilta upotettu sisältö

Tämän sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla.

Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.

Tietojen säilyttäminen & oikeudet omaan tietoon

Mikäli jätät kommentin, kommenttia ja sen metatietoa säilytetään toistaiseksi. Tämä tehdään siksi, että voimme tunnistaa ja hyväksyä seuraavat kommentit automaattisesti sen sijaan, että säilyttäisimme ne moderointijonossa.

Tallennamme rekisteröityneiden käyttäjien (jos sellaisia on) käyttäjäprofiilien tiedot. Kaikilla käyttäjillä on mahdollisuus nähdä, muokata ja poistaa omia henkilötietojaan milloin vain. Ainoastaan käyttäjänimeä ei voi muuttaa. Verkkosivuston ylläpitäjät voivat nähdä ja muokata käyttäjäprofiilien tietoja.

Mikäli sinulla on käyttäjätili tälle sivustolle tai olet jättänyt kommentteja, voit pyytää koostetiedostoa omista henkilötiedoistasi, sisältäen kaiken henkilötiedon, jonka olet meille antanut. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistoa. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaista henkilötietoa, joka meidän on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä.

Vierailijoiden kommentteja saatetaan tarkistaa automatisoidun roskapostiestopalvelun kautta.

Uutiskirje

Tietojen keräämisen juridinen peruste on suostumus. Tilatessaan uutiskirjeemme tilaaja antaa suostumuksensa henkilötietojensa tallentamiseen. Uutiskirjeen tilaajasta tallentuvat tiedot ovat henkilön etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite.

Tietoja säilytetään salasanalla suojattuna sähköisessä uutiskirjejärjestelmä MailChimpissa, jonka palvelimet sijaitsevat Yhdysvalloissa. Säilytämme tietoja, kunnes tilaaja itse pyytää tietojensa poistamista ottamalla yhteyttä CoHumans Oy:n yhteyshenkilöön tai lopettaa uutiskirjeen tilaamisen. Jokaisessa uutiskirjeessä on mukana linkki, jota klikkaamalla tilauksen voi lopettaa ja samalla poistaa omat henkilötiedot uutiskirjeen tilaajien rekisteristä.

Uutiskirjeen tilaajien henkilötietoja käsittelevät ainoastaan CoHumans Oy:n työntekijät, eikä niitä luovuteta MailChimp-palvelua lukuun ottamatta luovuteta kolmansille osapuolille.

CoHumansin tuottamien materiaalin lataamisen yhteydessä

Tietojen keräämisen juridinen peruste on suostumus. Tilatessaan CoHumans Oy:n nettisivuilta latauslinkin CoHumansin tuottamiin materiaaleihin, henkilö antaa suostumuksensa henkilötietojensa tallentamiseen. Materiaalien lataamisen yhteydessä tilaajasta tallentuvat tiedot ovat henkilön etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite sekä organisaatio, mikäli henkilö ilmoittaa organisaation. Lataamalla materiaaleja henkilö antaa suostumuksensa sille, että CoHumans on häneen yhteydessä ja lähettää hänelle sähköistä markkinointiviestintää.

Tietoja säilytetään salasanalla suojattuina CoHumans Oy:n omistamilla tietokoneilla sekä ulkoisilla kovalevyillä. Tietoja säilytetään kolmen vuoden ajan materiaalin lataamisen jälkeen, jonka jälkeen ne poistetaan. Tiedot tallentuvat myös Webpropol-palveluun, jonka kautta materiaalien latauslinkit voi tilata. Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Materiaalien tilaajien henkilötietoja käsittelevät ainoastaan CoHumans Oy:n työntekijät, eikä niitä luovuteta Webpropol-palvelua lukuun ottamatta luovuteta kolmansille osapuolille.

Tutkimushankkeet

CoHumans Oy osallistuu tutkimushankkeisiin tyypillisesti yhteistyössä yliopistojen tai muiden tutkimuslaitosten kanssa. Hankkeissa henkilötietoja kerätään akateemisen tutkimustiedon tuottamista varten. Henkilötietojen keräämisen juridisia perusteita ovat suostumus sekä yleinen etu.

Kun henkilötietoja tutkimushankkeessa kerätään, tuotamme yhdessä yhteistyökumppaneidemme kanssa jokaisesta hankkeesta yksilöidyn tietosuojaselosteen, jossa kerrotaan

rekisterinpitäja
yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
rekisterin tietosisältö
säännönmukaiset tietolähteet
tietojen säännönmukaiset luovutukset
tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
rekisterin suojauksen periaatteet
tutkittavan oikeudet

Tutkimushankekohtainen tietosuojaseloste on tutkittavien saatavilla, kun he antavat suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn tutkimusta varten ja sen jälkeen koko tutkimushankkeen ajan.

Tutkimushankkeissa kerättäviä henkilötietoja käytetään vain tutkimuksen tekemiseen. Niitä ei hyödynnetä CoHumans Oy:n markkinoinnissa.

Ilmoittautuminen CoHumans Oy:n järjestämiin tapahtumiin

Tietojen keräämisen juridinen peruste on suostumus. Ilmoittautuessaan CoHumans Oy:n järjestämään tapahtumaan, henkilö antaa suostumuksensa henkilötietojensa tallentamiseen. Tapahtumailmoittautumisen yhteydessä tallentuvat tiedot ovat henkilön etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite, sekä tieto siitä, että hän osallistuu kyseiseen tapahtumaan. Lisäksi tapahtumailmoittautumisen yhteydessä voi halutessaan ilmoittaa ammattinimikkeensä ja organisaationsa, jolloin myös nämä tiedot tallentuvat.

Tietoja säilytetään salasanalla suojattuina CoHumans Oy:n omistamilla tietokoneilla sekä ulkoisilla kovalevyillä. Tietoja säilytetään vuoden ajan tapahtuman jälkeen, jonka jälkeen ne poistetaan. Tiedot tallentuvat myös Webpropol-palveluun, jonka kautta tapahtumailmoittautumiset kerätään. Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tapahtumaan ilmoittautuneiden henkilötietoja käsittelevät ainoastaan CoHumans Oy:n työntekijät, eikä niitä luovuteta Webpropol-palvelua lukuun ottamatta kolmansille osapuolille.

Asiakasprojektien yhteydessä

Tietojen keräämisen juridinen peruste on suostumus. Ennen asiakasprojetkeissa tapahtuvaa tiedonkeruuta (mm. kulttuurikartoitukset, henkilöstökyselyt), tiedonkeruusta sovitaan asiakasorganisaation yhteyshenkilön kanssa. Vastatessaan tiedonkeruuseen henkilö antaa suostumuksensa henkilötietojensa tallentamiseen.

Tietoja säilytetään salasanalla suojattuina CoHumans Oy:n omistamilla tietokoneilla sekä ulkoisilla kovalevyillä. Tietoja säilytetään vuoden ajan asiakasprojektin päättymisen jälkeen, jonka jälkeen ne poistetaan. Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

CoHumans ei luovuta keräämiään tietoja sellaisinaan asiakasorganisaation käyttöön, mikäli siitä ei ole erikseen mainittu tiedonkeruun yhteydessä. Mikäli tietojen luovuttamisesta asiakasorganisaatiolle ei ole kyselyn yhteydessä erikseen mainittu, henkilötietoja käsittelevät ainoastaan CoHumans Oy:n työntekijät, eikä niitä luovuteta tiedonkeruussa hyödynnettäviä Webpropol-palvelua ja Howspace-palvelua lukuun ottamatta kolmansille osapuolille.

Suoramarkkinoinnissa

Käytämme tietoja CoHumans Oy:n tapahtumien ja sisältöjen ja palveluiden suoramarkkinoinnissa. Tietojen käsittelyn perusteena on asemavaltuus eli markkinoitavalla tuotteella on liityntä henkilön vastuualueeseen tai työtehtävään. Suoramarkkinointiin käytettävien tietojen lähde on Profinder-yrityspäättäjätietokanta, jonka perusteella varmistamme henkilön asemavaltuuden.

Suoramarkkinointiin käytettäviä tietoja säilytetään salasanalla suojattuna sähköisessä uutiskirjejärjestelmä MailChimpissa, jonka palvelimet sijaitsevat Yhdysvalloissa. Säilytämme tietoja, kunnes tilaaja itse pyytää tietojensa poistamista ottamalla yhteyttä CoHumans Oy:n yhteyshenkilöön tai kieltää suoramarkkinoinnin. Jokaisessa suoramarkkinointisähköpostissa on mukana linkki, jota klikkaamalla suoramarkkinoinnin voi kieltää.

Oikeus vaatia tietojen korjaamista ja valitusoikeus

Sinulla on oikeus
• saada pääsy tietoihin
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• vastustaa tietojen käsittelyä
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Tarkempaa tietoa rekisteröidyn oikeuksista eri tilanteissa löytyy tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet-eri-tilanteissa

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi